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Die IT-Dokumentation ist die Grundlage für einen funktionierenden Betrieb. Sie ist unerlässlich, wenn es um Investitionen und Entscheidungen geht – und vor allem, wenn es um Serverausfälle und die IT-Sicherheit geht. Darüber hinaus ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Ist die IT nicht ausreichend dokumentiert, kann das zu Chaos und teuren Wartezeiten führen. Eine ans Unternehmen angepasste IT-Dokumentation ist daher Bestandteil von Portfolios externer IT-Dienstleister. Denn nicht immer haben Unternehmen die Kapazitäten oder das Know-how, um sich um die IT-Dokumentation selbst zu kümmern.

 

Dokumentation muss anwendbar sein 

Bei der IT-Dokumentation geht es darum, die Informationen über die IT so nutzbar zu machen, dass die Beteiligten jederzeit damit arbeiten können beziehungsweise in Ausfällen schnell Abhilfe geleistet werden kann. Dokumentiert wird mit anderen Worten in der Regel zunächst der IST-Zustand.

 

Es ist daher wichtig, die IT so zu dokumentieren, dass sie zu den Anforderungen des Unternehmens passt und jeder Beteiligte die Dokumentation versteht – relevant ist hierbei beispielsweise die Frage, wer mit welchen Tools arbeitet. Aus diesem Grund muss sich der IT-Dienstleister genau mit dem Unternehmen abstimmen.

 

Inhalte der IT-Dokumentation

Die Dokumentation sollte zunächst mit einer physischen Infrastruktur beginnen, in der festgehalten wird, welche Geräte sich wo befinden – in welchem Gebäude, in welchem Raum, gegebenenfalls an welchem geografischen Standort. Dies hat auch den Vorteil, dass die Dokumentation nur ein Mal erstellt werden muss, weil sich an diesem Plan in der Regel nichts oder nicht viel ändert.

 

Weitere Komponenten der IT-Struktur, die dokumentiert werden müssen, sind unter anderem das Netzwerk, dies beinhaltet beispielsweise Router, IP-Netzwerke sowie WLAN-Verbindungen. Die Konfiguration des Servers zu dokumentieren ist unerlässlich, wenn ein Ausfall auftreten sollte. Hierzu gehören Hardwaredetails, Standort und das Betriebssystem, um nur einige zu nennen. Häufig verwendete Software und Lizenzen gehören ebenfalls dazu, auch hier muss der IT-Dienstleister die entsprechenden Einblicke haben.

 

Nach einmal erfolgter IT-Dokumentation müssen Änderungen im laufenden Betrieb ebenfalls festgehalten werden, damit sie immer auf dem neuesten Stand ist.

 

Eine ausführliche IT-Dokumentation sichert das Weiterlaufen von Projekten auch im Notfall. Auf unserer Website finden Sie Informationen zur Haftpflichtversicherung.

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